Is een administratieve baan iets voor jou?

Wie een administratieve baan heeft, is belangrijk voor het draaiend houden van het bedrijf of de organisatie. Bij een administratieve baan komen veel aspecten aan bod. Soms wordt deze functie zelfs opgedeeld in meerdere functies. Je hebt dan nog steeds een administratieve baan, maar je draagt iets minder van het geheel. Een administratieve baan bestaat uit een secretarieel onderdeel, een receptionist en telefonist en een bedrijfsadministratie onderdeel. Het hangt af van de grootte en drukte van het bedrijf of de organisatie of al deze onderdelen onder één administratieve baan vallen of verdeeld worden over functies.

Werkzaamheden

Het stuk bedrijfsadministratie gaat over administratieve werkzaamheden zoals het verwerken van formulieren, archiveren en het beheer van debiteuren. Een receptionist is vaak tegelijkertijd ook telefonist. Je ontvangt mensen in het bedrijf, maar staat ook mensen te woord die het bedrijf bellen. Bij dit deel van een administratieve baan hoort ook het verwerken van de telefoontjes en in sommige bedrijven heb je ook te maken met goederen. Een secretarieel medewerker richt zich met name op correspondentie en communicatie. Hij of zij stelt teksten op, werkt deze uit en handelt de correspondentie af. In een administratieve baan kan dit allemaal onder jouw verantwoordelijkheid vallen.

Wat je moet kunnen

Een administratieve baan is iets voor jou als je met computers kunt omgaan en goed en vriendelijk kunt communiceren. Kennis van MS Office programma’s, bijvoorbeeld Word en Excel, zijn erg belangrijk. Evenals typvaardigheid. Als je snel kunt typen, ben je beter geschikt voor een administratieve baan dan iemand die hier lang over doet. Je krijgt in een administratieve baan vaak te maken met cijfers, dus ook rekenen moet je niet afschrikken. Tot slot moet je snel kunnen schakelen, omdat je meerdere taken en verantwoordelijkheden hebt.

Houd de voorraad van je webwinkel optimaal

Als je een webwinkel hebt wil je natuurlijk zo min mogelijk nee verkopen aan je klanten en voorkomen dat zij naar een ander gaan omdat jij een bepaald product niet op voorraad hebt. Daarom kies het je het beste voor voorraad optimalisatie

Het juiste product op het juist moment op voorraad

Voorraad optimalisatie wil zeggen dat je de juiste producten op het goede moment op voorraad hebt. Is er bijvoorbeeld ten tijde van een voetbaltoernooi veel vraag naar oranje artikelen dan zorg jij als webwinkel dat je deze voldoende op voorraad hebt. De voorraad kan ook automatisch geoptimaliseerd worden met behulp van een systeem zoals Optiply. Hiermee zorg je voor altijd de juiste voorraad op een bepaald moment. Deze voorraad wordt berekend met een algoritme op basis van interne en externe data over de producten. Dit betekent dat er voorspeld wordt hoeveel er van een bepaald product verkocht gaat worden. 

Automatisering levert tijdwinst op

Veel ondernemers vinden het griezelig om een dergelijk beheer over te laten aan een geautomatiseerd systeem. Het werkt echter goed in de praktijk omdat het op de data van het bedrijf zelf gebaseerd wordt maar het scheelt zeker ook in het werk waardoor je meer tijd krijgt als ondernemer om aan andere zaken te besteden in plaats van het voorraadbeheer. 

Te veel is niet praktisch

Een optimale voorraad betekent dat je voldoende hebt maar zeker ook niet teveel van een bepaald product. Een overvoorraad kan soms bederven maar neemt ook onnodig veel ruimte in. Als je erg veel van een bepaald product hebt ingekocht dat je maar moeilijk verkoopt betekent dit een investering die je beter ergens anders aan had kunnen besteden. Zowel praktisch als financieel gezien is een optimaal voorraadbeheer dus onontbeerlijk voor een bedrijf.